Documentos

Visão Geral

ISOSYSTEM Documentos é a solução definitiva para o gerenciamento corporativo de documentos que integra as tecnologias de workflow colaborativo, indexação e recuperação, visualização de conteúdo, etc. em uma única aplicação web.

ISOSYSTEM Documentos automatiza os processos de indexação, armazenamento, publicação e distribuição dos documentos, garantindo alta produtividade e eficácia no seu gerenciamento e operação.

ISOSYSTEM Documentos garante um alto nível de padronização e organização do acervo de documentos, conforme as regras de operação definidas pela empresa (nomenclatura, segurança, temporalidade documental, etc.), proporcionando um mecanismo eficaz para identificação, recuperação e controle de documentos.

ISOSYSTEM Documentos proporciona um acesso simples e imediato aos documentos pelos departamentos da empresa, clientes e fornecedores, assegurando que as versões atualizadas estejam disponíveis para as pessoas certas no momento necessário.

ISOSYSTEM Documentos automatiza a criação e revisão dos documentos ao longo de todas as suas etapas (edição, consenso, aprovação e homologação) com integração direta aos seus aplicativos de origem tais como editores de texto e planilhas, ferramentas CAD, etc. Além disto, todas as ações realizadas sobre os documentos em todo o seu ciclo de vida são 100% monitoradas.

Os conceitos e recursos oferecidos pelo sistema para o controle de documentos garantem total atendimento aos requisitos exigidos em normas internacionais como ISO 9000, ISO 14000, OHSAS 18000, ISO/TS 16949 e outras.

Recursos

Organização do Acervo

• Classificação hierárquica de documentos em categorias;
• Formatação das fichas para identificação dos documentos por categoria;
• Suporte a quaisquer tipos de arquivos, sem a modificação do seu formato original;
• Gerenciamento de todo o ciclo de vida dos documentos de forma estruturada e segura, desde a criação até o seu arquivamento ou descarte;
• Utilização automática de modelos de documentos já padronizados pela empresa nos processos de criação e revisão;
• Preenchimento automático das informações do banco de dados no corpo dos documentos - MS-Office e Autocad;
• Armazenamento dos arquivos em banco de dados ou em servidores distribuídos com mecanismos de compressão e proteção por senha;
• Auditoria de acesso sobre as ações executadas (visualização, inclusão, exclusão e impressão de documentos);
• Integração com o sistema de ERP corporativo.

Publicação dos Documentos

• Definição dos direitos de acesso aos documentos por grupos de usuários e tipos de documentos;
• Pesquisa de documentos a partir de quaisquer dados como número, assunto, palavra-chave, etc;
• Pesquisa avançada por textos no próprio corpo dos documentos (Full-Text Search);
• Circulação eletrônica dos documentos publicados com assinatura de conhecimento pelos usuários;
• Visualizador próprio para dezenas de formatos de arquivo, como Word, Excel, Autocad, formatos de imagem (bmp, tiff, jpeg, etc.);
• Mecanismo de segurança para restrição de cópia e impressão de documentos;
• Marca d'água para identificação de cópia controlada na impressão de documentos;
• Controle do envio, recebimento e cancelamento de cópias de documentos impressas ou distribuídas por e-mail;
• Emissão de listas mestras a partir de diversos critérios de classificação.

Gestão do Arquivo Físico *

• Endereçamento automático dos documentos para os seus respectivos locais de arquivamento na empresa;
• Tabela de Temporalidade Documental (TTD) para padronização dos critérios de arquivamento e descarte por categoria de documento;
• Acompanhamento do trâmite de documentos na empresa com registro cronológico das entradas e saídas pelos diversos setores envolvidos;
• Registro de empréstimos de documentos do arquivo físico com controle de prazos para devolução;
• Impressão de etiquetas de identificação para documentos, pastas e locais de arquivamento;
• Emissão de diversos gráficos quantitativos considerando o volume de documentos indexados, arquivados, movimentados e descartados, com totalização por departamento, período, categoria de documento, etc.

(*) Módulo opcional

Screenshots

         



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